Documentación necesaria para valorar un encargo.
Para una primera valoración hacen falta el expediente accesible, el alcance deseado, fechas relevantes y estado de la documentación.
- Criterio humano
- Castellano y catalán
- Datos reales del cliente
Documentación de partida
La información mínima para valorar un encargo con criterio.
Una primera revisión permite delimitar trabajo, dependencias y disponibilidad.
- 1. Pliegos y anexos
- 2. Fecha y forma de entrega
- 3. Material disponible
- 4. Borrador, si existe
No envíes información confidencial hasta acordar el canal y el alcance.
Cuanto más claro es el punto de partida, más precisa puede ser la valoración.
Identifica el expediente sin adjuntarlo.
En el primer contacto basta con el organismo, el objeto, el lote cuando exista y un enlace público. Licitiva no descarga automáticamente esa URL ni necesita recibir todavía archivos reservados.
- Organismo y objeto del contrato.
- Número de expediente y lote.
- Enlace público, si está disponible.
- Documentos que existen y versión conocida.
Explica qué apoyo necesitas y qué está hecho.
No es lo mismo analizar requisitos, redactar desde cero, revisar un borrador o reforzar al equipo con una pieza concreta. Indicar el estado evita pedir documentación que no corresponde al encargo.
- Servicio o resultado esperado.
- Apartados incluidos y excluidos.
- Borrador inexistente, parcial o completo.
- Responsable interno que validará.
Distingue fecha oficial y fecha interna.
La fecha de presentación ayuda a entender el contexto, pero el encaje también depende de la fecha interna de revisión y de la disponibilidad, que deben confirmarse. Una solicitud no reserva capacidad ni fija un plazo.
- Fecha oficial conocida.
- Fecha interna para recibir y validar.
- Hitos o aclaraciones pendientes.
- Zona horaria o calendario aplicable si genera duda.
Resume la información que la empresa puede aportar.
Para valorar la viabilidad interesa saber si existen medios, procedimientos, experiencia o datos técnicos relacionados. No hace falta enviarlos en el formulario; primero se delimita qué será necesario y por qué.
- Fuentes internas disponibles.
- Personas que pueden resolver dudas.
- Datos pendientes de confirmar.
- Formato de trabajo preferido, sin convertirlo en compromiso.
Qué no debes compartir en el primer formulario.
El formulario no admite adjuntos. No incluyas contraseñas, datos personales de terceros, secretos empresariales, documentación reservada ni enlaces privados con acceso abierto.
- Nada que no sea necesario para valorar el encaje.
- Nada sujeto a confidencialidad sin un canal acordado.
- Nada que permita acceder a sistemas o carpetas privadas.
- Ningún archivo completo pegado en el mensaje.
Qué ocurre después del primer contacto.
La solicitud sirve para decidir si procede abrir un intercambio documental.
Revisar encaje
Se identifica el tipo de apoyo y la información mínima que falta.
Delimitar
Si hay encaje, se acuerdan alcance, responsables y condiciones antes de trabajar.
Habilitar canal
Solo después se define una vía adecuada para la documentación necesaria.
Principio aplicado al primer contacto.
La minimización de datos respalda pedir solo la información necesaria para una finalidad concreta.
- Principios de protección de datos
Agencia Española de Protección de Datos · 2026-09-14
Principio de minimización: limitar los datos tratados a los precisos para cada finalidad.
El canal documental se acuerda después.
La primera valoración no sustituye la información de privacidad ni autoriza el envío de documentación confidencial. El tratamiento, acceso y conservación deben definirse antes de recibir archivos.
Si buscas apoyo por encargo.
La oficina técnica externa permite delimitar tareas y entregables concretos cuando el equipo necesita capacidad adicional.