Documentació necessària per valorar un encàrrec.
Per a una primera valoració calen l’expedient accessible, l’abast desitjat, dates rellevants i estat de la documentació.
- Criteri humà
- Castellà i català
- Dades reals del client
Documentació de partida
La informació mínima per valorar un encàrrec amb criteri.
Una primera revisió permet delimitar feina, dependències i disponibilitat.
- 1. Plecs i annexos
- 2. Data i forma de lliurament
- 3. Material disponible
- 4. Esborrany, si existeix
No enviïs informació confidencial fins a acordar el canal i l’abast.
Com més clar és el punt de partida, més precisa pot ser la valoració.
Identifica l’expedient sense adjuntar-lo.
En el primer contacte n’hi ha prou amb l’organisme, l’objecte, el lot quan n’hi hagi i un enllaç públic. Licitiva no descarrega automàticament aquest URL ni necessita rebre encara fitxers reservats.
- Organisme i objecte del contracte.
- Número d’expedient i lot.
- Enllaç públic, si està disponible.
- Documents que existeixen i versió coneguda.
Explica quin suport necessites i què està fet.
No és el mateix analitzar requisits, redactar des de zero, revisar un esborrany o reforçar l’equip amb una peça concreta. Indicar l’estat evita demanar documentació que no correspon a l’encàrrec.
- Servei o resultat esperat.
- Apartats inclosos i exclosos.
- Esborrany inexistent, parcial o complet.
- Responsable intern que validarà.
Distingeix la data oficial de la data interna.
La data de presentació ajuda a entendre el context, però l’encaix també depèn de la data interna de revisió i de la disponibilitat, que s’han de confirmar. Una sol·licitud no reserva capacitat ni fixa cap termini.
- Data oficial coneguda.
- Data interna per rebre i validar.
- Fites o aclariments pendents.
- Zona horària o calendari aplicable si genera dubtes.
Resumeix la informació que l’empresa pot aportar.
Per valorar la viabilitat interessa saber si hi ha mitjans, procediments, experiència o dades tècniques relacionades. No cal enviar-los al formulari; primer es delimita què serà necessari i per què.
- Fonts internes disponibles.
- Persones que poden resoldre dubtes.
- Dades pendents de confirmar.
- Format de treball preferit, sense convertir-lo en compromís.
Què no has de compartir al primer formulari.
El formulari no admet adjunts. No hi incloguis contrasenyes, dades personals de tercers, secrets empresarials, documentació reservada ni enllaços privats amb accés obert.
- Res que no sigui necessari per valorar l’encaix.
- Res subjecte a confidencialitat sense un canal acordat.
- Res que permeti accedir a sistemes o carpetes privades.
- Cap fitxer complet enganxat al missatge.
Què passa després del primer contacte.
La sol·licitud serveix per decidir si convé obrir un intercanvi documental.
Revisar l’encaix
S’identifica el tipus de suport i la informació mínima que falta.
Delimitar
Si hi ha encaix, s’acorden abast, responsables i condicions abans de treballar.
Habilitar un canal
Només després es defineix una via adequada per a la documentació necessària.
Principi aplicat al primer contacte.
La minimització de dades dona suport a demanar només la informació necessària per a una finalitat concreta.
- Principis de protecció de dades
Agència Espanyola de Protecció de Dades · 2026-09-14
Principi de minimització: limitar les dades tractades a les precises per a cada finalitat.
El canal documental s’acorda després.
La primera valoració no autoritza l’enviament de documentació confidencial. El tractament, l’accés i la conservació s’han de definir abans de rebre fitxers.
Si busques suport per encàrrec.
L’oficina tècnica externa permet delimitar tasques i lliurables concrets quan l’equip necessita capacitat addicional.